シンポジウムや講演会のタイムキーパーの仕方

シンポジウム講演会を開催する時、
時間内終わるのかどうか不安になりませんか?

時間内に終わらせるために、
タイムキーパーの役割はとても重要です。

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そこで今回はシンポジウム講演会
タイムキーパ仕方を紹介します。

具体的には時間内スピーカーの話を終わらせ
限られた時間内にシンポジウムや講演会を進行し、
時間内に閉会に誘導する方法です。

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タイムキーピングとは

タイムキーピングとは、時間配分の管理のことです。

シンポジウムや講演会の時、開会のあいさつや、
ひとりひとりのスピーカーの話が伸びて、
時間内に終わるかどうか、心配になりますね。

そんな時、タイムキーピングを担当する、
タイムキーパーを担当する人がひとりいると、
とってもうまく進行できるのです。

厳密な、タイムキーピングを初めてでも、
簡単行う方法をご紹介します。

タイムキーパーの仕方と進行表のチェック

タイムキーパーは当日のスピーカー全員の、
時間管理をすべて担当します。

スピーカーとの時間連絡が他の人と重複しないよう
きちんと打ち合せをしましょう。

同じ内容の連絡が複数届いたら、
スピーチをする方にとって迷惑です。

司会とは特に良く打ち合せをしてください。

進行が遅れだした場合、どこで短縮するかを決めます。

15分の休憩を10分にする、質疑応答時間を削る、
閉会あいさつを短くするなどの対策を決めておきます。

シンポジウムや講演会を開催する時には、
進行表が作られます。

何時に開場、開演、開催あいさつ、
1人目のスピーチの開始など、
時間持ち時間を割り当てたのが進行表です。

タイムキーパーの仕事は進行表チェックし、
発言者やスピーカーの名前と持ち時間、
質疑応答時間を確認することから始まります。

シンポジウムや講演会で発言する人ごとに、
メモを作りましょう。

このメモは、当日にも使います。

進行表に持ち時間や終了時間、
それからさかのぼって3分前、1分前、0分と、
書き込んでもかまいません。

スピーカーへの事前連絡

シンポジウムや講演会の数日前にメールで、
司会や挨拶担当者、スピーカーに、
開始時間持ち時間連絡をします。

当日の発表資料作りやスライド作りに、
一生懸命になり順番や持ち時間を、
勘違いしていないか、本人に確認するためです。

複数の人から、同じような連絡が重複しないように、
ほかの担当者にも確認して連絡しましょう。

連絡文の例

〇〇〇様

この度は、お忙しいところ、弊社主催の講演会にて、
〇〇についてのご講演をいただくことになり、
誠にありがとうございます。

当日のスケジュールについて、
ご案内させていただきます。

〇月〇日は、△時△分までに控室へお越しください。
お弁当とお飲み物を用意してございます。
ご不要の場合は、このメールに返信し、ご連絡ください。

開演は、午後〇時となりますので、
□時□分までにお名前を表示したお席に、
ご着席ください。

〇〇〇様の、ご講演時間は□時×分開始予定です。
持ち時間は25分となっております。

正面の席の者が終了時間の3分前より、
残り時間を提示いたしますので、
よろしくお願いいたします。

 

当日準備するもの

シンポジウムや講演会当日に、
タイムキーパー用意するのは次のものです。

●ストップウォッチ
100円ショップで、購入できます。
スマートフォンの、ストップウォッチや、タイマーは、
音が出ない設定にできるか、確認してください。

●筆記用具、電卓
時間が遅れてきた場合に、メモや進行表に、
次の人の、スピーチ終了時間を書き込みます。

●スピーカーに渡すメモ
当日も確認のため、スピーカーひとりひとりに、
開始時間と持ち時間のメモをお渡しします。

ご挨拶をして、メモを渡します。
タイムキーパーがどの場所にいるか、お知らせします。

●残り時間をお知らせするもの
これについては、次章でお教えします。

残り時間のお知らせ

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一番簡単なのは、3分前、1分前、0分(時間です)と、
大きく書いた、紙を用意することです。

3分前になったら、その紙をスピーカーに、
わかるように提示します。

タブレットに、この画像を作っておいて、
見せるのも良いですね。

会場が暗くても、これなら見えます。

昔はよく、ベルを使いました。

今も、100円ショップで買うことができますが、
先生方にスピーチを依頼する時は失礼です。

シンポジウムや講演会で、スピーチに慣れている方なら、
残り時間を書いた紙を見せれば、
アイコンタクトでわかったと知らせてくれます。

ですから、タイムキーパーは、
スピーカー目の動きに注意していてください。

時間が押している時の司会との連絡も、
この方法で行えば席を立たずに済みます。

あらかじめ、休憩15分と、休憩10分という、
タブレットの画像を用意しておけば、
司会に、時間調整を知らせることができます。

こんな簡単な方法で誰でも、
タイムキーパーをすることができます。

タイムキーピングが、スマートにできますので、
シンポジウムや講演会の時にやってみてください。


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