歓迎会の案内状の書き方のコツと例文はこれ!

4月になると新入社員が入社してきますが、
歓迎会の準備は順調ですか?

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まだ準備してなかった!!どうしよう!?

という幹事のアナタ!
今からでも間に合います!

多くの社員に歓迎会に参加してもらうためには、
何よりもまず「案内状」を作らなくてはいけません。

どのように書けばいいのでしょうか?

内容やデザイン性など、色々気になるところですよね。

そんなわけで今回は、歓迎会案内状
書き方コツ、例文も併せてご紹介します。

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歓迎会の案内状の書き方

まず最初に、歓迎会の案内状の書き方についてです。

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アナタが何かしらの文章を読んだ時、
あるいは何かの案内状を見た時。

バーっとダラダラ永遠と長文
書いてあるものを見た事ありませんか?

たぶんその時に必ず「読むのめんどっ
って面倒になってしまったと思います。

これは誰にでも言えることですよね。

ということは、案内状を作る上で大切なのは
以下のポイントになります。

文章の見やすさ
全体のレイアウト・デザイン

これに尽きると思います。

すっきりと、でも言いたいことを簡潔に
書いてある物は一瞬判断出来ますよね。

そこに可愛さがあれば女性来る率がUPしますよ!

案内状を書く上で注意したいのは、
伝えたいことを整理する」ということです。

伝えたいことを整理することで、
端的に文章を構成できるようになります。

押さえておくべき内容は、

会費  ②日付  ③時間  ④場所(会場)・地図
参加の有無  ⑥幹事社員の氏名・連絡先

 

このあたりを押さえておけばOKですね。

文章を作成するときは、
あまり硬くなりすぎないようにしましょう。

意外とやりがちなのが、日付、そして曜日間違いです。

特に4月開催だけど準備
3月というパターンのときよく起こります。

今3月だから、3月のカレンダーの
日付を見て曜日を入れてしまうのです。

これは結構やりがちな凡ミスなので注意しましょう!

もし幹事2名以上いる場合は、他の幹事にも
チェックをしてもらうようにしましょうね。

歓迎会の案内状の例文

続いて、実際の歓迎会の案内状の例文です。

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「あまり硬くなりすぎない」とは言っても、
上司にまで回るものなので少し注意しましょう。

では、早速例文にいきます。

******************************

        歓迎会開催のお知らせ

拝啓 この度、株式会社○○ △△部の○○○○氏、常務取締役に
ご昇進、当市支店長にご栄転となり、本月3日着任されました。
 つきましては、○○関係者一同、下記により歓迎会を催したく存
じますので、ご出席のほど願い上げます。

             記

・日時 ・・・ ○月○日(○) ○○時~○○時(予定)

・場所 ・・・ □□□ (電話 000-000-0000)
        ※地図下記参照

・会費 ・・・ 男性 ○○○○円、女性 △△△△円
        ※当日、会場でいただきます。

<地図挿入>

恐れ入りますが、○月○日までに別紙にて出欠をお知らせください。

                    平成○○年○月○日
                   幹事  ○○ ○○○
                   電話 000-000-0000
                  メール *******@**.***

******************************
 

これが一般的なスタイルになります。

新入社員の歓迎会案内状ならば、最初の文章を
「この度、4月に入社する○○大学○○学部卒業△△△△さん」
というように変更していけばOKです。

このとき、卒業大学氏名を入れておくと
実際会った時に話のきっかけにもなりますよね。

案内状の最後に入れる幹事情報ですが、
内線があれば内線をいれておくとよりGOODです!

出欠の確認方法も、別紙で出欠用紙添付するか、
案内状の下記に切り取れるようなタイプにするか、
色々あると思います。

伝えたい情報量にもよりますが、
分かりやすく伝わりやすい案内状を目指しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

案内状と言えども、結構奥が深いですよね。

私も何度か案内状を作成したことがありますが、
やはり会場地図を入れておくと便利なようです。

車通勤者が多く、車移動が必要な距離がある場合、
会場住所なども入れておくとナビ設定が簡単ですよね。

メールアドレスを入れたのは、
「電話するのは億劫だけど、メールはしやすい」
と思っている人が結構いるからです。

今やパソコン社会なので、メールの方が気軽で手軽
ということでしょうか。

ちょっとした工夫で見づらくも見やすくもなるので、
分かりやすく、伝わりやすい、そして
良い返事をもらいやすい案内状を作りましょうね!


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